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                   綠亨話題

                  秘書生存法則
                  發布日期:2022-04-14

                  劉鐵斌 博士

                  項兆倫,文化和旅游部副部長,長期擔任前國務院總理溫家寶的辦公室主任。而溫家寶總理更是體制內的秘書典范(曾任中辦主任,服務多屆中央領導人),其親自培養出來的大秘必然更是精英中的精英。項兆倫的經驗,無論對體制內的朋友,還是處于體制外職場中的朋友,都有諸多裨益。他提出,要適應和勝任機關工作,要有三個基本能力:準確簡潔、邏輯清晰的口頭和書面表達能力;嚴謹細致、干凈利落的辦事能力;善于溝通、商量辦事的協作共事能力。

                  一、表達能力

                  要善于用簡潔的語言,把復雜的事情講清楚,把構成事情的各個要素以簡單明了的方式表達出來。有一個管用的訓練辦法,就是在向上級匯報前,先向自己匯報一遍,用5分鐘時間把一件復雜的事情講清楚,把你了解的情況和你的看法表達清楚。尤其是隨著資歷加深、職務提高,需要匯報的事越來越多,往往需要匯報人在幾分鐘內把一件事匯報完。這就需要具備準確簡潔、邏輯清晰的口頭表達能力。養成這個習慣,你開會發言也會比較簡潔,不會東拉西扯,不著邊際,長篇大論。

                  寫出來的稿子一要自己沒有疑問,二要經得起上級和別人問??戳艘粋€稿子,找起草人來問一問這一段是什么意思,他給我解釋一番,我聽明白了,就說你把剛才解釋的話替換進去,稿子就寫清楚了。你可以來跟我解釋,但我們很多稿子是要給別人看的,要經過多位領導,你寫一段看不明白的話在里面,難道每位領導那里你都去解釋一番?好的稿子應當一目了然,不需要解釋。好的稿子給別人念一遍,大家就聽得一清二楚。如果稿子要反復看才能弄明白,就是寫得太復雜了。因此,一個基本的要領是,要想象成自己是在當面跟人說。把說的語言組織成書面的文字,這樣也就寫清楚了??傊?,提高表達能力需要做到:搞清楚,想清楚,講清楚和寫清楚。

                  二、辦事能力

                  要做到嚴謹細致,干凈利落,關鍵是養成良好的工作習慣,即謀劃在前、請示在先,記錄在案、辦細辦實,報告及時、事后總結。

                  1、謀劃在前。做任何事情,先把“怎么做、怎么開展”想清楚。我們很多工作要搞工作方案。如辦會要有會議方案,對每個環節,每個人負責什么事,都有詳細的設計,各項工作都要按這個方案有條不紊地展開。

                  2、請示在先。這里有兩個重要環節:第一是接受任務環節。接到一個任務,要立即做個確認,是不是準確領會了任務、意圖和目的。如果沒搞清楚就去做,結果不僅可能事倍功半,甚至是南轅北轍,誤時誤事。因此,做事前一定要先把意圖吃透吃準。一個簡單方法就是簡要復述。上級給你部署一件事,你按照自己的理解,對上級簡要復述一遍,交代的是不是這么一個任務,我這么理解對不對,請上級確認,這樣就可以確保起步正確。第二是執行任務環節。遇到重要事件或新的情況時,一定不要輕易自作主張,而要及時請示。請示還要注意兩點:一是請示的時候要提出自己的建議,你準備或你建議這事該怎么辦,而不是簡單地把問題交給上級。二是要把握好輕重。在執行過程中只有確實重要、需要請示的事才請示,而不是有事沒事、大事小事都去請示。

                  3、記錄在案。接到每一個指示、電話,向別人轉達每一個指示和意見,任務執行過程中發生的每一個變化,都要記錄在案。記錄既是為了備查,也是便于日后總結。

                  4、辦細辦實。就是注重細節,注重環節,工作到位。發現的每一個問題,可能遇到的每一個問題,都要想清楚,想周全;每一個任務,每一個環節,都要分解到責任人,做到事事有人負責,事事有人檢查。如果這個環節只有你負責,你更要想到這個環節的方方面面,辦細辦實。

                  5、報告及時。這里也有兩個要點:一是及時報告。你如果是一個新人,上級交給你一項比較重要的工作,往往心里并不踏實。你及時用三言兩語報告一下重要的工作進展,上級一聽,辦的路子是對的,他心里就踏實了;辦得有些偏差,及時給你指導,就可以馬上調整,少走彎路。當然你高效率、高質量地完成任務,是最好的報告。二是按程序報告?;疽笫遣辉郊?,不越權。如果需要越級向上報告,你也要把有關情況及時告知你的直接主管上級。另外,出去開會要把會議材料帶回來,沒有材料也要有一個簡要的口頭或書面報告,不能參加了就算完了,上級也不知道你去開的這個會到底是什么內容,哪些事是與本單位有關的。

                  6、事后總結。要養成打一仗總結一次的習慣??偨Y可以加強經驗積累,一次比一次做得更好,也可以避免同樣的問題重復發生,使我們的工作更加理性,更加規范。

                  三、共事能力

                  這是把事情做好的重要條件,也是一個人綜合素質的重要體現。一是要商量辦事。不僅要善于跟同事商量辦事,還要善于和其他單位商量辦事,更要善于跟下級單位和下屬商量辦事。下屬習慣于接受指令而不爭論,和下屬商量辦事最重要也最難。我們承擔的絕大部分任務需要許多人多方面的配合才能完成,基本上沒有一件事情是只靠一個人就能做的,沒有協同配合不可能把事情辦好。善于溝通,不僅能得到別人的支持配合,還能吸取別人的經驗智慧。不愿意與人溝通,或者讓人覺得不好合作,不僅得不到別人的配合,一旦出了問題、遇到難題,也難以得到別人幫助,最后是貽誤工作。二是要互相補臺。這需要有一個良好的心態,樂見他人成功,樂見他人把事情做好,分工以內做到位,分工以外不插手,別人的事情多補臺。幫別人補臺,當無名英雄,時間長了,終究會讓人看到你的為人,最終結果是大家都愿意為你補臺。再能干、再聰明的人總有疏漏的時候,做好工作總是離不開別人幫助,離不開別人補臺。

                  四、自律能力

                  要養成守紀律、守規矩,鉆研業務、勤奮學習的習慣。第一是守紀律、守規矩。任何單位都有個保密紀律,就是不該說的不說,不該看的不看,不該問的不問。還要注意不該交往的不交往,這也是保密紀律中最容易被忽視、又特別需要引起警惕的一件事。第二是鉆研業務、勤奮學習?,F在對干部的訓練中,有形的培訓是各種規章制度、專業讀本、操作指南、業務培訓,加上上級和同事的傳幫帶。無形的培訓是工作環境的熏陶和處理事務、辦文辦會的磨煉。從我們自身講,從事一項工作,就要當這項工作的業務能手;在一個崗位,就要建成放心崗位;管一個部門,就要建成放心部門。這幾條非常重要:一是要把業務書籍當案頭書,經???,帶著問題看。二是要研究性地做工作。接到一項任務,要把任務當作問題來研究,在研究和解決問題過程中了解熟悉情況,掌握和改進工作方法。三是要眼中有活。要注意發現問題,主動找問題,看到問題不放過。如果同樣的問題一再出現,就一定是有一個規律性的東西沒有解決好。找到這個關鍵點,再去下工夫,就可能解決一個長期存在的問題。四是多讀書。一年要讀幾本專著,只要堅持下來,理論水平和思維能力就會不斷提高。

                  (劉鐵斌根據項兆倫先生文章改寫)

                   


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