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                   綠亨話題

                  再說開會
                  發布日期:2022-04-14

                  劉鐵斌  博士  

                  記得2007年我寫過一篇綠亨話題《開會》,強調了開會的重要性和開好會的必要性,希望大家要重視開會。這次再說開會,想進一步說一下開會的某些技巧和注意事項。據一項研究顯示,大公司CEO平均每周要開37次會議,會議時間約占總工作時間的72%。沒有哪個高層管理者可以離開會議開展工作——會議在很大程度上決定了管理者的決策質量和團隊的溝通合作效果。

                  《哈佛商業評論》的一篇文章說,在過去的20年里,職業經理人在團隊合作中花費的時間要比員工高出50%以上。在很多公司,領導者一天超過3/4的時間都花在和團隊溝通的會議上,或者花在其他會議上。在公司里,大部分工作是通過會議來推動的。這一點已經無需認證。確保會議有效性才是關鍵:

                  1、會議應該有一位主持人,這個人的權威性必不可少。不是請個漂亮的小姐或帥哥來主持,那只適合形式會議如頒獎典禮、表彰大會等,而不是工作會議。

                  2、主持人應當親力親為,他應該對會議的每個細節進行安排審核,甚至費用開支等,保證會議質量,設立會議目標,確定與會人員。

                  3、提前通知議題,讓大家提前做好會議準備。有些議題的內容已經接近會議決議,至少要達到80%。

                  4、會議都應該設立一個目標,要對這個目標進行評估,如果會議可能達不到既定的目標,那么這樣的會議也許并不必要,就應該立刻取消。

                  5、嚴格控制會議規模,溝通研究性會議的與會者最好不超過8人,10人是上限。與會的每個人都可發表自己的意見,如果其他人需要對會議結果有所了解,就應該會后把會議紀要發給他們,而不是讓他們來當會議的旁聽者。

                  6、事先安排發言人員,并大概知道他的發言內容,自由發言或臨時點名只適用于征求意見的會議。平等發言機會,主持人要主動作為,引導和制止同樣重要。

                  7、守時很重要。會議準時開始、準時結束,確保會議的嚴肅性和權威性。

                  8、開會時就認真開會,關掉手機,每個與會者都應該把注意力集中在會議上,而不應因其他任務分心。

                  9、會議的中間休息無需過長,最好一氣呵成,2個小時的會議就是比較長的會議了。

                  10、總結性講話必不可少。會議通過了什么,未通過什么,怎么辦,會后有什么要求和安排,如何傳達落實要講清楚。

                   實際上,沒有哪個領導者、哪個團隊可以離開會議來工作,甚至最成功的公司也是開會最多的公司。會議是分享信息、溝通觀點、形成共識、做出決策、督導執行最重要的工具,重要的不是回避會議,而是組織必要的、精簡的、高效的會議,讓會議有明確的目標,讓必要的參會人員有參與感,會議結束之后有行動的意愿和行動的方案。

                  (作者為北京北農綠亨科技發展有限公司董事長)

                   


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